{"id":2201,"date":"2021-06-21T15:06:12","date_gmt":"2021-06-21T13:06:12","guid":{"rendered":"https:\/\/manutan.it\/blog\/?p=2201"},"modified":"2021-06-21T15:06:12","modified_gmt":"2021-06-21T13:06:12","slug":"il-flex-office-la-nuova-frontiera-dellufficio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.it\/blog\/il-flex-office-la-nuova-frontiera-dellufficio\/","title":{"rendered":"Il Flex Office, la nuova frontiera dell\u2019ufficio"},"content":{"rendered":"

La crescente popolarit\u00e0 dell\u2019<\/strong>home office<\/strong> sta promuovendo la crescita dell’<\/strong>ufficio flessibile<\/strong>. Anche se spesso criticato in passato per la depersonalizzazione degli spazi di lavoro, e motivato solo dal risparmio di denaro (attraverso la riduzione dello spazio d’ufficio), l’ufficio flessibile sta ora godendo di un rinnovato appeal. Offrendo spazi amichevoli, favorevoli alle interazioni creative e al <\/strong>benessere sul lavoro<\/strong>, sta aiutando a rimodellare il rapporto tra lavoro e <\/strong>cultura aziendale<\/strong>.<\/strong><\/p>\n

Gi\u00e0 molto prima del Covid-19, l’ufficio flessibile stava gi\u00e0 attirando l’attenzione. Nel 2018, uno studio di Savills e Workthere riguardante il panorama europeo del flex office ha riportato un aumento significativo della percentuale di richieste di uffici flessibili, rispetto alla domanda immobiliare aziendale globale. Ora ha gi\u00e0 raggiunto il 9,9% delle richieste, cio\u00e8 3 volte di pi\u00f9 rispetto a 3 anni fa, occupando 830.000 m\u00b2 di uffici in tutta Europa. Sebbene riguardi soprattutto le grandi citt\u00e0 come Parigi, Londra e Berlino, anche altre citt\u00e0 europee “secondarie” stanno vivendo un entusiasmo significativo per questa nuova modalit\u00e0 di gestione.<\/p>\n

Com\u2019\u00e8 organizzo in pratica un ufficio flessibile?<\/strong><\/h3>\n

L’ufficio flessibile pu\u00f2 consistere nella condivisione di un ufficio, a seconda dei giorni della settimana, tra due dipendenti che lavorano in coppia. Pu\u00f2 anche assumere la forma di uno spazio completamente libero dove nessuna postazione di lavoro \u00e8 assegnata.<\/p>\n

\u00c8 anche possibile optare per una soluzione che sia una via di mezzo, quindi con spazi aperti senza posti assegnati, ma dedicati a ciascuno dei dipartimenti dell’azienda, permettendo cos\u00ec sia la conservazione dei punti di riferimento che l’interazione costruttiva tra le varie attivit\u00e0.<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Formule ibride che combinano spazio di lavoro e aree di relax possono anche essere messe a disposizione dei dipendenti per mantenere una coesione all\u2019interno del team. Infine, altri spazi possono essere progettati per ottimizzare la concentrazione dei team se l’open space indifferenziato diventa troppo complicato da gestire. Questo \u00e8 il caso di:<\/p>\n

\u2022 “Phone-booth spaces”<\/strong> (stanze dedicate alle chiamate);<\/p>\n

\u2022 “Meeting-box” dove<\/strong> i dipendenti possono fare riunioni con un comfort acustico ottimale;<\/p>\n

\u2022 “Focus rooms”<\/strong> che permettono un ambiente pi\u00f9 privato se i dipendenti hanno bisogno della massima concentrazione.<\/p>\n

Questa ridefinizione dello spazio dipender\u00e0 sia dalle possibilit\u00e0 di flessibilit\u00e0 di business, sia dagli obiettivi, dalle sensazioni dei vari team in merito alla propria adattabilit\u00e0 a uno spazio di lavoro meno sedentario.<\/p>\n

Costi pi\u00f9 bassi per le imprese<\/strong><\/h3>\n

Per le imprese, il vantaggio principale dell’ufficio flessibile \u00e8 spesso quello di ridurre i costi associati allo spazio dell’ufficio. Meno uffici designati equivalgono a meno spazio richiesto. Anche se si basa sul nomadismo e sul telelavoro, il flex office fa parte di uno sviluppo a lungo termine. Lo spazio individuale disponibile nelle grandi aziende scenderebbe dai 40 m2 nel 1980 ai pi\u00f9 o meno 15 m2 di oggi.<\/p>\n

Secondo diversi studi condotti prima dell\u2019arrivo del Covid-19, almeno il 50% degli impiegati ha dichiarato di non aver bisogno di un ufficio personale, a condizione di avere tutte le attrezzature necessarie per poter lavorare in modo efficiente.<\/p>\n

L’ufficio flessibile e telelavoro, un binomio inscindibile<\/strong><\/h3>\n

Dato che la stragrande maggioranza dei dipendenti (81%) desidera continuare a fare home office da uno a pi\u00f9 giorni alla settimana, si pone veramente la questione del mantenimento di una postazione di lavoro personale nei locali dell’azienda.
\nPerch\u00e9 riservare uno spazio di lavoro personale per tutti se poi rimane vuoto per una parte del tempo?<\/p>\n

Il supporto degli impiegati<\/strong><\/h3>\n

L’ufficio flessibile \u00e8 spesso criticato perch\u00e9 causa una depersonalizzazione dello spazio, o addirittura crea ulteriore stress a causa della perdita delle abitudini quotidiane che comporta. Ma la flessibilit\u00e0 permessa dal telelavoro evita di cadere in questa trappola. Cosa c’\u00e8 di pi\u00f9 personale e routinario della propria casa? Non appena sar\u00e0 possibile lavorarci regolarmente e alternare facilmente il lavoro a distanza con quello di persona, ognuno potr\u00e0 mantenere le proprie abitudini, coltivare una vera qualit\u00e0 di vita sul lavoro e mantenere la sensazione di avere il controllo del proprio ambiente di lavoro.\u00a0<\/strong><\/p>\n

Ad alcuni piace la socializzazione dell’ufficio, ad altri la calma del lavoro a distanza; la maggior parte apprezza la possibilit\u00e0 di passare dall’uno all’altro. La libert\u00e0 di scegliere il proprio posto di lavoro \u00e8 senza dubbio un potente fattore di autonomia. Questo conferisce anche un senso di controllo molto forte. E, come sottolinea Ga\u00ebtan de Lavill\u00e9on, dottore in neuroscienze, il senso di controllo \u00e8 “associato a una maggiore soddisfazione sul lavoro in generale e, in definitiva, a migliori prestazioni”.<\/p>\n

Per ottenere il sostegno di tutti i dipendenti, \u00e8 quindi essenziale che il flex office non vada contro questo bisogno di controllo. Ecco perch\u00e9 pu\u00f2 essere anche saggio coinvolgere i dipendenti nella progettazione degli spazi di lavoro. Questa \u00e8, per esempio, la scelta fatta da Airbnb per la sua sede americana di Portland<\/u>.<\/a><\/p>\n

\"Fonte:
Fonte: foto ArchiExpo<\/figcaption><\/figure>\n

Infine, per evitare di alimentare le frustrazioni associate alla perdita di un ufficio individuale, \u00e8 essenziale che tutti sentano che l’ufficio flessibile offre una nuova opportunit\u00e0 di connessione con gli altri all’interno dell’azienda. Da questo punto di vista, l’ufficio flessibile deve essere visto non solo come uno spazio di lavoro, ma anche come un luogo di convivialit\u00e0, favorevole alle interazioni creative, e dove tutti hanno piacere di andare e incontrarsi.<\/p>\n

Rendere l’ufficio flessibile un centro di collaborazione<\/strong><\/h3>\n

Questo \u00e8, per esempio, il modello sostenuto da Peugeot. La scorsa primavera, la casa automobilistica francese ha annunciato che la presenza in loco sarebbe stata obbligatoria solo 1,5 giorni a settimana. 40.000 dipendenti in tutto il mondo sono stati impattati. La sfida era quella di rendere ogni incontro di persona un momento ricco e produttivo.
\n“Come Direttore HR, se ho una riunione di lavoro in presenza fisica dei miei team, chiedo loro di non aprire il loro computer portatile o controllare il telefono. \u00c8 essenziale che siamo concentrati su questa sessione di creativit\u00e0, interazione e decisione che dobbiamo fare insieme”, dice Xavier Ch\u00e9reau, HR Director del Gruppo PSA<\/strong>, a questo proposito. In questo modo, l’ufficio flessibile tende a trasformare gli spazi dell’ufficio in centri di collaborazione, per lo pi\u00f9 dedicati alla riunione e alla consultazione piuttosto che alla produzione. Al contrario, il lavoro individuale viene svolto tranquillamente e a distanza, a casa, in un altro luogo o in uno spazio di co-working.<\/p>\n

Flessibilit\u00e0, una nuova cultura aziendale<\/strong>\u00a0<\/strong><\/h3>\n

L’ufficio flessibile segna cos\u00ec la morte del presenzialismo. L’importante non \u00e8 pi\u00f9 osservare le ore di presenza in ufficio, ma rispettare le scadenze. Ognuno \u00e8 quindi pi\u00f9 libero di organizzarsi come vuole, purch\u00e9 non comprometta il lavoro di squadra e non danneggi la qualit\u00e0 del risultato finale.<\/p>\n

Nuovi servizi stanno emergendo per sostenere le aziende in questo cambiamento culturale.
\n\u00c8 il caso, per esempio, di Moffi, un\u2019applicazione che permette ad ogni utente di sapere quale spazio di lavoro \u00e8 libero e quale \u00e8 occupato. Gli utenti possono anche indicare quotidianamente se hanno intenzione di recarsi nei locali dell’azienda o di telelavorare. Se necessario, \u00e8 anche possibile geolocalizzare gli spazi di co-working vicini. I manager possono vedere con un clic quante persone stanno telelavorando e quante sono presenti nei locali dell’azienda.<\/p>\n

L’ufficio flessibile sta reinventando anche il ruolo dei manager. Essi diventano pi\u00f9 che mai le persone capaci di unire i team attorno a un obiettivo comune, fissando orizzonti chiari e scadenze precise, oltre a favorire il legame sociale necessario a mantenere viva la coesione del gruppo e a incoraggiare la fiducia tra i membri.<\/p>\n

L\u2019ufficio flessibile in un momento di crisi sanitaria<\/strong><\/h3>\n

Infine, l’ufficio flessibile, al di l\u00e0 dei suoi numerosi vantaggi, deve ancora affrontare la sfida della crisi sanitaria. Con un traffico indifferenziato e postazioni di lavoro non assegnate, il mescolamento delle persone avviene quindi in modo massiccio all’interno delle aziende, aumentando ancora di pi\u00f9 i rischi di contaminazione. \u00c8 quindi importante rispettare protocolli rigorosi, tra cui:<\/p>\n

\u2022 Rispetto rigoroso delle misure preventive e delle distanze sociali;<\/strong><\/p>\n

\u2022 Utilizzo di un sistema di prenotazione degli spazi per una giornata o mezza giornata per limitare la mescolanza;<\/strong><\/p>\n

\u2022 Uso di attrezzature personali non condivise (tastiera, mouse, computer portatili, cuffie);<\/strong><\/p>\n

\u2022 Pulizia dello spazio di lavoro prima e dopo l’uso.<\/strong><\/p>\n

Tutte queste procedure, unite alla graduale familiarizzazione dei dipendenti con questo concetto, garantiranno un futuro brillante per il flex office che ridefinir\u00e0 l’approccio all’ambiente di lavoro per molto tempo.<\/p>\n

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