{"id":3226,"date":"2023-09-11T08:00:59","date_gmt":"2023-09-11T06:00:59","guid":{"rendered":"https:\/\/manutan.it\/blog\/?p=3226"},"modified":"2023-09-11T08:00:59","modified_gmt":"2023-09-11T06:00:59","slug":"archiviare-i-documenti-per-rendere-lufficio-piu-organizzato-e-produttivo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.it\/blog\/archiviare-i-documenti-per-rendere-lufficio-piu-organizzato-e-produttivo\/","title":{"rendered":"Archiviare i documenti per rendere l\u2019ufficio pi\u00f9 organizzato e produttivo"},"content":{"rendered":"<p>L\u2019<strong>efficienza in ufficio<\/strong> dipende dalla gestione dei processi operativi ma anche e soprattutto dall\u2019<strong>ordine <\/strong>e dalla <strong>pulizia<\/strong>: <strong>archiviare i documenti cartacei<\/strong> nel modo corretto pu\u00f2 incidere positivamente sulle performance. Mentre il processo di digitalizzazione \u00e8 ancora in corso, adottare un metodo per organizzare i documenti di carta significa <strong>facilitarne la ricerca<\/strong>, evitando perdite di tempo, e <strong>adempiere agli obblighi di legge<\/strong>, che prevedono la conservazione da un minimo di 1 anno fino a un massimo di 20 anni.<\/p>\n<h2><strong>Diversificare gli archivi<\/strong><\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-3231\" src=\"https:\/\/uat-wcs8.manutan.it\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/archiviare-i-documenti.jpg\" alt=\"archiviare i documenti\" width=\"950\" height=\"634\" srcset=\"\/wp-content\/uploads\/2023\/09\/archiviare-i-documenti.jpg 950w, \/wp-content\/uploads\/2023\/09\/archiviare-i-documenti-300x200.jpg 300w, \/wp-content\/uploads\/2023\/09\/archiviare-i-documenti-768x513.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 950px) 100vw, 950px\" \/><\/p>\n<p>Un ufficio produttivo suddivide gli spazi di archiviazione in:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>archivio corrente<\/strong>: destinato ai documenti che servono per la gestione aziendale del momento<\/li>\n<li><strong>archivio di deposito<\/strong>: per i documenti da conservare per legge<\/li>\n<li><strong>archivio storico<\/strong>: : tutte le carte che l\u2019azienda vuole tenere per esigenze storico-culturali<\/li>\n<li><strong>archivio di documenti riservati o sensibili<\/strong>: \u00e8 l\u2019insieme di quei documenti accessibili solo a persone autorizzate; pertanto, da conservare in armadietti chiusi a chiave<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Organizzare gli archivi aziendali<\/strong><\/h2>\n<p>Per ottimizzare gli archivi, i gruppi di documenti devono essere differenziati in:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>anni<\/strong>, dai pi\u00f9 vecchi ai pi\u00f9 recenti<\/li>\n<li><strong>categorie o tematiche<\/strong><\/li>\n<li>eventuali <strong>sottogruppi<\/strong> tematici<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ogni suddivisione deve essere poi organizzata in ordine numerico o alfabetico e la classificazione condivisa con tutto il gruppo di lavoro, in modo da velocizzare i processi per tutti.<\/p>\n<h2><strong>Regole per il mantenimento dell\u2019archivio<\/strong><\/h2>\n<p>Ci sono alcuni accorgimenti da adottare per mantenere nel tempo l\u2019archivio intatto:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>pulire lo spazio<\/strong> per evitare accumuli di polvere e garantire la conservazione dei materiali<\/li>\n<li><strong>effettuare delle copie<\/strong> nel caso in cui i documenti originali dovessero essere su carta soggetta a usura<\/li>\n<li><strong>garantire<\/strong> che il formato archiviato sia <strong>almeno un A5<\/strong> come dimensioni, o pi\u00f9 grande. In caso contrario \u00e8 bene pinzare il documento su un foglio bianco di carta.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Strumenti di archiviazione<\/strong><\/h2>\n<p>Organizzare documenti e spazi \u00e8 un\u2019attivit\u00e0 che richiede un <strong>tool kit<\/strong> di partenza ben strutturato.<br \/>\nEcco i nostri prodotti selezionati.<\/p>\n<h3><strong>Armadi per l\u2019archiviazione<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/armadio-e-archiviazione\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/armadio-e-archiviazione<\/a>) classici, girevoli, carrelli o librerie dove riporre i faldoni.<\/p>\n<h3><strong>Scatole d\u2019archivio<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/set-di-5-scatole-d-archivio-con-pellicola-exacompta\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/set-di-5-scatole-d-archivio-con-pellicola-exacompta<\/a>) all\u2019interno delle quali sistemare faldoni e raccoglitori.<\/p>\n<h3><strong>Etichette per contenitori<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/etichetta-per-contenitori-a-cassetto\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/etichetta-per-contenitori-a-cassetto<\/a>) cos\u00ec da classificare i vari documenti e ritrovarli con facilit\u00e0.<\/p>\n<h3><strong>Raccoglitori<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/classificatore?krypto=7tfUsIcbiDsEEJMU6iGpW80QcCH0FF8iTZdJ%2F%2Bkf9YG8dMAQI2G8t1kTZ3xlFw3UyKILFM3rZ1yywHOi3CkUbzz19p8K%2FjPyW4NHFkF3cAfYmQttyF5Vl2lv%2Fr3zSMyflWwynn81ZSi1OZwMkNMrkQ%3D%3D#productBeginIndex:0&amp;\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/classificatore?krypto=7tfUsIcbiDsEEJMU6iGpW80QcCH0FF8iTZdJ%2F%2Bkf9YG8dMAQI2G8t1kTZ3xlFw3UyKILFM3rZ1yywHOi3CkUbzz19p8K%2FjPyW4NHFkF3cAfYmQttyF5Vl2lv%2Fr3zSMyflWwynn81ZSi1OZwMkNMrkQ%3D%3D#productBeginIndex:0&amp;<\/a>) in polipropilene o in cartoncino, di diversi colori o trasparenti, rigidi, ad anelli, personalizzabili a seconda delle esigenze.<\/p>\n<h3><strong>Buste<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/custodie-buste-in-polipropilene-a4\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/custodie-buste-in-polipropilene-a4<\/a>) colorate in modo da classificare i documenti con precisione, chiusure in velcro e massima resistenza.<\/p>\n<h3><strong>Cucitrice a pinza<\/strong><\/h3>\n<p>(<a href=\"https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/cucitrice-a-pinza-fixativ-f19-scocca-nera-rapid\">https:\/\/www.manutan.it\/it\/mai\/cucitrice-a-pinza-fixativ-f19-scocca-nera-rapid<\/a>) per spillare insieme fogli della stessa categoria di archiviazione.<\/p>\n<p>Cerchi altre ispirazioni per organizzare il tuo spazio di archiviazione cartacea? Scopri tutti i nostri prodotti!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019efficienza in ufficio dipende dalla gestione dei processi operativi ma anche e soprattutto dall\u2019ordine e dalla pulizia: archiviare i documenti cartacei nel modo corretto pu\u00f2 incidere positivamente sulle performance. 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