{"id":4088,"date":"2026-02-17T08:05:58","date_gmt":"2026-02-17T08:05:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manutan.it\/blog\/?p=4088"},"modified":"2026-02-17T08:27:07","modified_gmt":"2026-02-17T08:27:07","slug":"ottimizzazione-dei-processi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.it\/blog\/ottimizzazione-dei-processi\/","title":{"rendered":"Ottimizzazione dei processi: i 3 step per migliorare il workflow"},"content":{"rendered":"

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\nPer crescere e garantire prestazioni ottimali, le aziende devono migliorare costantemente i propri processi. Ci\u00f2 significa renderli pi\u00f9 agili, solidi, rapidi e affidabili. La sfida consiste nell\u2019eliminare i processi che apportano poco valore ai clienti o che rappresentano una fonte di spreco, cos\u00ec da migliorare la qualit\u00e0 dei risultati. Esistono diversi approcci al miglioramento dei processi aziendali, ma ecco un metodo che qualsiasi dipartimento acquisti pu\u00f2 applicare.<\/p>\n

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Step 1: Effettuare una diagnosi<\/em><\/strong><\/p>\n

Questo primo passo consiste nel valutare la situazione attuale. Richiede di esaminare, analizzare e valutare i processi esistenti. L\u2019obiettivo \u00e8 identificare debolezze, disfunzioni, colli di bottiglia, ripetizioni\u2026 In altre parole, qualsiasi elemento che possa influire sulla produttivit\u00e0, sulla qualit\u00e0 o sull\u2019efficienza complessiva del dipartimento acquisti.<\/p>\n

L\u2019analisi deve includere tutti gli aspetti della supply chain: dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, fino all\u2019emissione degli ordini. Il tutto verificando che i processi siano ben allineati con le strategie aziendali.<\/p>\n

Questo lavoro si basa su osservazioni dirette, interviste ai dipendenti per beneficiare della loro esperienza sul campo e analisi della documentazione esistente. \u00c8 importante comprendere bisogni, difficolt\u00e0 e aspettative degli stakeholder. Come afferma il ricercatore e autore Jos\u00e9 Gramdi:<\/p>\n

“Non possiamo pensare di guidare un team, un\u2019azienda o un reparto in un percorso di miglioramento o trasformazione senza che gli attori direttamente coinvolti siano parte attiva. Mettere le persone al centro del sistema \u00e8 uno dei pilastri fondamentali del miglioramento continuo. Manager, dirigenti e azionisti devono fidarsi dell\u2019intelligenza dei loro team e della loro capacit\u00e0 di risolvere i problemi.”<\/em><\/p>\n

Questo permette di ottenere una visione completa del funzionamento dell\u2019azienda o del dipartimento.<\/p>\n

Da qui emergono le diverse fasi dei processi, gli stakeholder coinvolti e le opportunit\u00e0 di miglioramento. Si passa quindi alla scelta dei processi da ottimizzare e alla definizione degli obiettivi: ridurre i costi di transazione, migliorare le performance dei fornitori, ottimizzare la gestione dei contratti\u2026<\/p>\n

Ogni obiettivo deve essere SMART: Specifico, Misurabile, Achievable (raggiungibile), Realistico e Time-bound (con una scadenza). Questo consente al team di progetto di definire i propri indicatori chiave di performance. Tra i migliori KPI per gli acquisti troviamo, ad esempio, il ROI della funzione acquisti, il tempo medio di esecuzione delle transazioni, il tasso di acquisti fuori contratto\u2026<\/p>\n

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Step 2:<\/strong> Ripensare i processi<\/em><\/strong><\/p>\n

Una volta completata la diagnosi, l\u2019azienda deve (ri)costruire i propri processi. L\u2019obiettivo \u00e8 renderli pi\u00f9 efficienti e coerenti con gli obiettivi stabiliti. Alcune fasi potrebbero essere eliminate, altre unite, altre ancora aggiunte; l\u2019ordine delle attivit\u00e0 pu\u00f2 essere modificato, le procedure standardizzate\u2026<\/p>\n

Per farlo, il team pu\u00f2 fare affidamento su diverse metodologie strutturate e collaudate di miglioramento dei processi: Six Sigma, Just-in-Time, Kaizen, Lean\u2026<\/p>\n

Ivalua, leader internazionale nelle soluzioni di gestione della spesa, spiega i molteplici vantaggi della filosofia Lean:<\/p>\n

“Il Lean negli acquisti e nella supply management pu\u00f2 essere visto come un modo per migliorare i processi e i flussi di lavoro, riducendo i tempi ed eliminando gli sprechi; ridurre i costi migliorando al contempo la qualit\u00e0 di prodotti e servizi; migliorare le performance e la reattivit\u00e0 dei fornitori; concentrarsi maggiormente sulle attivit\u00e0 che generano valore per l\u2019azienda; rafforzare l\u2019orientamento strategico degli acquisti rispetto a quello puramente transazionale.”<\/p>\n

Anche l\u2019automazione \u00e8 un elemento chiave nel miglioramento dei processi aziendali. \u00c8 utile sfruttare la tecnologia per automatizzare attivit\u00e0 ripetitive e\/o manuali. Uno studio di McKinsey ha mostrato che dal 50 al 70% delle attivit\u00e0 della funzione acquisti \u00e8 potenzialmente automatizzabile.<\/p>\n

Oggi la maggior parte dei dipartimenti acquisti ha gi\u00e0 iniziato ad automatizzare il processo Procure-to-Pay (P2P) tramite soluzioni digitali di e-procurement. Questi software di gestione dei processi aziendali possono occuparsi di molte attivit\u00e0: emissione degli ordini, riconciliazione ordine-fattura\u2026 In futuro, i team acquisti potranno spingersi ancora oltre grazie alla Robotic Process Automation o all\u2019Intelligent Process Automation.<\/p>\n

Il lavoro di riprogettazione deve poi essere presentato agli stakeholder principali, ovvero il dipartimento acquisti e i clienti interni. \u00c8 l\u2019occasione per mostrare una nuova mappatura che evidenzi come funzionerebbero i processi dopo le modifiche. Tecniche creative e partecipative possono essere utilizzate per coinvolgerli, raccogliere feedback e mettere alla prova le modifiche previste.<\/p>\n

Infine, \u00e8 essenziale validare i nuovi processi, attraverso simulazioni in condizioni reali e confronti con i team per garantire il loro coinvolgimento nel cambiamento.<\/p>\n

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Step 3:<\/strong> Implementare il cambiamento<\/strong><\/em><\/p>\n

Il terzo passo consiste nell\u2019implementare i nuovi processi validati. Ci\u00f2 richiede un\u2019adozione ponderata e graduale, in un\u2019ottica di change management. Il miglioramento dei processi deve essere accompagnato da sessioni informative o, se necessario, da formazione per i vari stakeholder. Se i cambiamenti prevedono l\u2019uso di una nuova soluzione digitale, pu\u00f2 essere utile includere un tutorial.<\/p>\n

Una volta implementate le modifiche, \u00e8 fondamentale monitorare e misurare le performance. Attraverso dashboard dedicati, i team possono monitorare i processi in tempo reale, identificare eventuali problemi o inefficienze e reagire rapidamente. Il team di progetto pu\u00f2 combinare questi dati con il feedback degli stakeholder, cos\u00ec da apportare tutti gli aggiustamenti necessari per un miglioramento continuo.<\/p>\n

In definitiva, il miglioramento dei processi aziendali rappresenta un vero percorso di trasformazione. Per garantire il successo del progetto, \u00e8 necessario affidarsi a strumenti adeguati, una comunicazione costante e una solida cultura del miglioramento continuo. Lavorando in modo collaborativo per razionalizzare i processi, l\u2019organizzazione riduce errori e incoerenze. Nel lungo periodo, ci\u00f2 significa ottimizzare l\u2019efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei clienti.<\/p>\n

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