Come armonizzare e ottimizzare gli acquisti globali con una strategia di procurement centralizzato?

Nel contesto attuale, complesso, volatile e incerto, le organizzazioni sono sempre più concentrate sull’ottimizzazione e sulla messa in sicurezza della propria supply chain su scala internazionale. Per raggiungere questo obiettivo, molte stanno investendo in un modello di procurement centralizzato di beni e servizi.
Questa strategia è sinonimo di armonizzazione, ottimizzazione e controllo. Tuttavia, si tratta di un approccio complesso che richiede una solida gestione del cambiamento.

I vantaggi del procurement centralizzato

Il procurement centralizzato consiste nell’affidare a un team centrale la gestione delle attività di acquisto e delle operazioni della supply chain dell’intera organizzazione. Questo modello mira a consolidare tutti i fabbisogni provenienti da diversi siti, filiali o divisioni appartenenti allo stesso gruppo.

Ciò consente di implementare una strategia di acquisto globale e una politica di procurement unificata. L’azienda armonizza i suoi processi di acquisto, standardizza i contratti e ottiene un maggiore controllo sulle spese generali. Il tutto garantendo un allineamento tra gli obiettivi del procurement e le priorità del business.

Un approccio strategico di questo tipo permette di migliorare l’efficienza dei processi, favorire la condivisione delle conoscenze e implementare le best practice.

Fa inoltre parte di una ricerca di efficienza e competitività, poiché consente di razionalizzare e ottimizzare processi di acquisto e operazioni della supply chain.
Il risultato finale è una gestione della spesa più efficace e strutturata.

Grazie alla concentrazione dei volumi d’acquisto, le aziende hanno una maggiore forza negoziale. Questo permette ai team di procurement di ottenere sconti e benefici derivanti dalle economie di scala. A ciò si aggiungono i risparmi indiretti.

Douglas Gill, Export Manager del Manutan Group¹, spiega:
“Risparmierete tempo e denaro avendo un unico punto di contatto: che si tratti dell’approvvigionamento dei prodotti, dell’integrazione potenziale delle fatture o della raccolta delle informazioni necessarie alle procedure doganali. Otterrete dunque risparmi considerevoli e benefici indiretti grazie al procurement centralizzato”.

Il procurement centralizzato in 5 passaggi

Per implementare con successo un progetto di procurement centralizzato, le aziende devono coinvolgere tutti gli stakeholder attivando diversi leve operative.

Anticipare tutti i fabbisogni

La prima fase consiste nel raccogliere tutte le esigenze specifiche dell’azienda. Il team acquisti ha tutto l’interesse a coinvolgere buyer locali e stakeholder operativi per garantire una raccolta dati completa.
Per costruire questa mappatura, non bisogna basarsi solo sui consumi dell’anno precedente, perché alcuni acquisti poco frequenti potrebbero non emergere.

Successivamente, occorre segmentare i fabbisogni in categorie merceologiche per identificare leve di ottimizzazione, definire strategie negoziali e adottare una logica di massificazione e razionalizzazione.

Ripensare il portafoglio fornitori

In secondo luogo, il team acquisti razionalizza il proprio portafoglio fornitori sostituendo partner locali con fornitori in grado di operare su scala più ampia. La scelta dei fornitori si basa su criteri specifici: lingua di lavoro, copertura geografica, competenze logistiche, politiche di qualità e certificazioni, capacità di implementare cataloghi elettronici, ecc.

Durante la selezione, anche i team locali possono partecipare alle negoziazioni. La scelta finale non si baserà solo sul prezzo, ma terrà conto del Total Cost of Ownership (TCO).

Una volta selezionati, l’azienda negozia e firma contratti quadro che garantiscono il controllo dei prezzi e dei servizi concordati, inclusi clausole di riduzione dei costi e garanzia di qualità.
Si tratta di una fase chiave che contribuisce a stabilizzare i prezzi, mettere in sicurezza le operazioni della supply chain e rafforzare la partnership con i fornitori.

Implementare i contratti

Il procurement centralizzato richiede una reale gestione del cambiamento. Dipendenti abituati a gestire autonomamente i propri acquisti possono percepire queste nuove pratiche come un vincolo.
Per favorire la loro adesione, la comunicazione è fondamentale: bisogna trasmettere chiaramente processi, fornitori contrattualizzati e benefici per l’organizzazione.

In questa fase, l’azienda deve collaborare strettamente con i fornitori per definire un piano d’azione dedicato.

Insieme, identificheranno gli stakeholder interni chiave, gli obiettivi, la roadmap e i KPI.
Successivamente, avverrà il deployment dei contratti tramite strumenti e attività quali: newsletter interne, visite in sede, formazione agli strumenti, incontri con i fornitori, ecc.

L’obiettivo è generare l’adesione dei clienti interni e rendere il cambiamento sostenibile nel tempo.

Sfruttare la digitalizzazione

Per facilitare l’intero processo, le aziende possono investire nella digitalizzazione. L’uso di sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) è essenziale per ottenere una visione integrata di tutti i dati di acquisto.

A ciò si aggiungono gli strumenti di e-procurement, che ottimizzano e automatizzano parte o l’intero processo Procure-to-Pay (P2P), composto da tre fasi principali:

• selezione del prodotto,
• emissione dell’ordine,
• gestione della fatturazione e dei pagamenti

Questi strumenti eliminano processi a basso valore aggiunto, riducono i costi indiretti e accorciano i tempi di approvvigionamento, offrendo una visibilità chiara e in tempo reale della spesa.

Monitorare le performance

L’ultima fase consiste nel monitorare il progetto nel lungo periodo. È necessario organizzare incontri regolari con i fornitori per analizzare diversi KPI:

• risparmi ottenuti
• quota degli acquisti digitalizzati
• valore medio dell’ordine
• tasso di utilizzo dei contratti quadro
• livello di servizio

Solo così la funzione acquisti può valutare l’impatto del progetto su costi, efficienza e qualità del servizio.

Dai dati raccolti, il procurement può apportare gli adeguamenti necessari: analizzare i feedback degli utenti, ottimizzare i processi o, se necessario, rivedere i contratti.
È in questo modo che il progetto si inserisce in un percorso di miglioramento continuo.

In sintesi, la gestione centralizzata degli acquisti permette di mettere in sicurezza la supply chain, ottimizzare i costi e aumentare l’efficienza.
Per garantire il successo di questo tipo di progetto, è essenziale costruire partnership solide con i fornitori più adeguati e accompagnare il cambiamento all’interno delle organizzazioni.