Ottimizzazione dei processi: i 3 step per migliorare il workflow

Per crescere e garantire prestazioni ottimali, le aziende devono migliorare costantemente i propri processi. Ciò significa renderli più agili, solidi, rapidi e affidabili. La sfida consiste nell’eliminare i processi che apportano poco valore ai clienti o che rappresentano una fonte di spreco, così da migliorare la qualità dei risultati. Esistono diversi approcci al miglioramento dei processi aziendali, ma ecco un metodo che qualsiasi dipartimento acquisti può applicare.

 

Step 1: Effettuare una diagnosi

Questo primo passo consiste nel valutare la situazione attuale. Richiede di esaminare, analizzare e valutare i processi esistenti. L’obiettivo è identificare debolezze, disfunzioni, colli di bottiglia, ripetizioni… In altre parole, qualsiasi elemento che possa influire sulla produttività, sulla qualità o sull’efficienza complessiva del dipartimento acquisti.

L’analisi deve includere tutti gli aspetti della supply chain: dalla selezione dei fornitori alla gestione dei contratti, fino all’emissione degli ordini. Il tutto verificando che i processi siano ben allineati con le strategie aziendali.

Questo lavoro si basa su osservazioni dirette, interviste ai dipendenti per beneficiare della loro esperienza sul campo e analisi della documentazione esistente. È importante comprendere bisogni, difficoltà e aspettative degli stakeholder. Come afferma il ricercatore e autore José Gramdi:

“Non possiamo pensare di guidare un team, un’azienda o un reparto in un percorso di miglioramento o trasformazione senza che gli attori direttamente coinvolti siano parte attiva. Mettere le persone al centro del sistema è uno dei pilastri fondamentali del miglioramento continuo. Manager, dirigenti e azionisti devono fidarsi dell’intelligenza dei loro team e della loro capacità di risolvere i problemi.”

Questo permette di ottenere una visione completa del funzionamento dell’azienda o del dipartimento.

Da qui emergono le diverse fasi dei processi, gli stakeholder coinvolti e le opportunità di miglioramento. Si passa quindi alla scelta dei processi da ottimizzare e alla definizione degli obiettivi: ridurre i costi di transazione, migliorare le performance dei fornitori, ottimizzare la gestione dei contratti…

Ogni obiettivo deve essere SMART: Specifico, Misurabile, Achievable (raggiungibile), Realistico e Time-bound (con una scadenza). Questo consente al team di progetto di definire i propri indicatori chiave di performance. Tra i migliori KPI per gli acquisti troviamo, ad esempio, il ROI della funzione acquisti, il tempo medio di esecuzione delle transazioni, il tasso di acquisti fuori contratto…

 

Step 2: Ripensare i processi

Una volta completata la diagnosi, l’azienda deve (ri)costruire i propri processi. L’obiettivo è renderli più efficienti e coerenti con gli obiettivi stabiliti. Alcune fasi potrebbero essere eliminate, altre unite, altre ancora aggiunte; l’ordine delle attività può essere modificato, le procedure standardizzate…

Per farlo, il team può fare affidamento su diverse metodologie strutturate e collaudate di miglioramento dei processi: Six Sigma, Just-in-Time, Kaizen, Lean…

Ivalua, leader internazionale nelle soluzioni di gestione della spesa, spiega i molteplici vantaggi della filosofia Lean:

“Il Lean negli acquisti e nella supply management può essere visto come un modo per migliorare i processi e i flussi di lavoro, riducendo i tempi ed eliminando gli sprechi; ridurre i costi migliorando al contempo la qualità di prodotti e servizi; migliorare le performance e la reattività dei fornitori; concentrarsi maggiormente sulle attività che generano valore per l’azienda; rafforzare l’orientamento strategico degli acquisti rispetto a quello puramente transazionale.”

Anche l’automazione è un elemento chiave nel miglioramento dei processi aziendali. È utile sfruttare la tecnologia per automatizzare attività ripetitive e/o manuali. Uno studio di McKinsey ha mostrato che dal 50 al 70% delle attività della funzione acquisti è potenzialmente automatizzabile.

Oggi la maggior parte dei dipartimenti acquisti ha già iniziato ad automatizzare il processo Procure-to-Pay (P2P) tramite soluzioni digitali di e-procurement. Questi software di gestione dei processi aziendali possono occuparsi di molte attività: emissione degli ordini, riconciliazione ordine-fattura… In futuro, i team acquisti potranno spingersi ancora oltre grazie alla Robotic Process Automation o all’Intelligent Process Automation.

Il lavoro di riprogettazione deve poi essere presentato agli stakeholder principali, ovvero il dipartimento acquisti e i clienti interni. È l’occasione per mostrare una nuova mappatura che evidenzi come funzionerebbero i processi dopo le modifiche. Tecniche creative e partecipative possono essere utilizzate per coinvolgerli, raccogliere feedback e mettere alla prova le modifiche previste.

Infine, è essenziale validare i nuovi processi, attraverso simulazioni in condizioni reali e confronti con i team per garantire il loro coinvolgimento nel cambiamento.

Step 3: Implementare il cambiamento

Il terzo passo consiste nell’implementare i nuovi processi validati. Ciò richiede un’adozione ponderata e graduale, in un’ottica di change management. Il miglioramento dei processi deve essere accompagnato da sessioni informative o, se necessario, da formazione per i vari stakeholder. Se i cambiamenti prevedono l’uso di una nuova soluzione digitale, può essere utile includere un tutorial.

Una volta implementate le modifiche, è fondamentale monitorare e misurare le performance. Attraverso dashboard dedicati, i team possono monitorare i processi in tempo reale, identificare eventuali problemi o inefficienze e reagire rapidamente. Il team di progetto può combinare questi dati con il feedback degli stakeholder, così da apportare tutti gli aggiustamenti necessari per un miglioramento continuo.

In definitiva, il miglioramento dei processi aziendali rappresenta un vero percorso di trasformazione. Per garantire il successo del progetto, è necessario affidarsi a strumenti adeguati, una comunicazione costante e una solida cultura del miglioramento continuo. Lavorando in modo collaborativo per razionalizzare i processi, l’organizzazione riduce errori e incoerenze. Nel lungo periodo, ciò significa ottimizzare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione dei clienti.

 

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