Al lavoro, qual è il segreto per raggiungere gli obiettivi più velocemente ed essere più produttivi? È fondamentale gestire correttamente il proprio tempo. Pianificando attentamente cosa si fa durante la giornata e sfruttando al meglio le ore a disposizione è infatti possibile ottenere risultati più soddisfacenti, in meno tempo e riducendo lo stress in ufficio. Per imparare a gestire diversamente il proprio tempo basta qualche semplice accortezza, che può portare ai lavoratori grandi benefici sia in ambito professionale che privato.
Ecco quindi 7 consigli per aumentare la propria produttività:
1. Analizza il tempo attualmente impiegato
Capire in quali attività e in che modo viene suddiviso ora il tempo in ufficio ti aiuterà a pianificarlo in modo più accurato e ad ottimizzarlo.
2. Elimina le distrazioni
È importante lavorare con la giusta concentrazione, soprattutto durante compiti particolarmente impegnativi. Meglio quindi eliminare le fonti di disturbo che si presentano durante la vita in ufficio, come le notifiche sul computer, la suoneria del telefono o la musica. Per esempio, imposta un orario per controllare i social media e il cellulare o per fare una pausa con un collega molto loquace.
3. Stabilisci le priorità
Prima di tutto, fai un elenco di tutte le attività che devi svolgere nella giornata e poi identifica i momenti in cui sei più produttivo. Pianifica il lavoro il base agli orari in cui sei più efficiente: nelle ore in cui dai il meglio di te, dedicati alle incombenze più urgenti e importanti. Quando l’attenzione inizia a calare, concentrati sui progetti rilevanti ma non urgenti, e infine lascia per ultimi quelli più leggeri e non prioritari. Non dimenticare di riservare del tempo anche per gli imprevisti. Questo principio di suddivisione del tempo può essere applicato sia nei lavori individuali, sia in quelli di team, se ne gestisci uno.
4. Evita i rinvii
Procrastinare è una cattiva abitudine che è meglio eliminare, anche perché può essere fonte di significativi ritardi.
5. Definisci risultati precisi
Un traguardo esplicito stimola l’attenzione e arricchisce la performance, mentre obiettivi non raggiungibili o poco chiari disperdono l’attenzione e quindi vanificano gli sforzi.
6. Dividi il lavoro in piccoli step
Per ridurre la complessità di una mansione è possibile suddividerla in diversi step. Questa modalità agevola la conclusione di un compito più complesso e migliorare la qualità del risultato finale.
7. Realizza un report
A fine giornata verifica quali attività sono state portate a termine durante le ore lavorative. Ti sentirai più soddisfatto per aver completato dei task e saprai da dove ripartire il giorno successivo.
8. Fai ordine
L’organizzazione in ufficio inizia da quella dello spazio di lavoro: un ambiente ordinato e funzionale aiuta a risparmiare tempo perché tutto ciò che viene utilizzato quotidianamente è a portata di mano, mentre tutto il resto è archiviato e in ordine, quindi sai sempre come trovarlo in poco tempo. Cartelline, raccoglitori e faldoni sono fondamentali, da posizionare sempre al solito posto in armadi, cassettiere e mobili per l’archiviazione.
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