Chi non vorrebbe lavorare nelle Amazon Spheres di Seattle, gli uffici sferici interamente in vetro circondati da oltre 40 mila specie vegetali? O nella creative hub di Ikea a Malmö dove, per stimolare la fantasia, gli ambienti si colorano e diventano un mix di stili, ovviamente arredati con mobili della casa produttrice? A prescindere dalla spettacolarità di questi casi virtuosi, data da competenze e possibilità progettuali, l’assetto spaziale del workplace influisce su concentrazione, qualità del lavoro, salute dei dipendenti e interazioni sociali. Organizzare l’ufficio in modo da garantire il benessere del proprio team è prioritario e passa soprattutto attraverso l’ordine degli spazi, oltre che a una corretta illuminazione, un microclima ideale, l’alta qualità dell’aria, il contenimento del rumore, l’aggiornamento tecnologico.
L’ordine migliora l’equilibrio psico-fisico del personale, ne favorisce creatività e positività e ottimizza i processi produttivi.
La cassetta degli attrezzi per un ufficio ordinato
Quali sono gli strumenti per mantenere l’ambiente di lavoro organizzato e confortevole?
Il decluttering: la pulizia come punto di partenza
L’attività che consente di orientarsi all’essenziale serve per fare pulizia di ciò di cui non si ha più bisogno. Togliere il superfluo, buttare o archiviare documenti o oggetti ingombranti rende lo spazio di lavoro pratico e funzionale e il reperimento di pratiche e strumenti utili più veloce, evitando così inutili stress e perdite di tempo.
- L’armadio di archiviazione: classificare significa ottimizzare i processi
Per rendere la consultazione dei documenti cartacei più veloce, occorre un buon metodo di archiviazione e un luogo che rende possibile mantenere l’ordine. Gli armadi costituiscono un elemento modulabile, pratico e adatto ad ogni esigenza. A seconda delle necessità di ogni ufficio esistono tipologie diverse di armadi, che si distinguono per capacità contenitiva e combinazioni, grazie ai ripiani interni regolabili. L’azienda deve scegliere la più appropriata e trovare un senso logico per disporre faldoni, cartelle e raccoglitori, ad esempio suddividendoli per materia o argomento trattato, in ordine alfabetico o per priorità.
- La cassettiera: il necessario a portata di mano
Mentre l’armadio contiene informazioni da consultare con minor frequenza, la cassettiera serve per riporre oggetti e documenti utili nel quotidiano, senza che questi vadano a ingombrare la scrivania. La cassettiera offre inoltre altri vantaggi se dotata di:
- rotelle, permette uno spostamento agevole in tutto l’ufficio
- cassetto di sicurezza, rassicura il dipendente, che può riporre all’interno oggetti personali e lasciare la postazione in tranquillità
- vano portaoggetti, per avere la cancelleria a disposizione
- I portadocumenti: per organizzare il cartaceo
Faldoni, raccoglitori e separatori hanno la funzione di ordinare i documenti, se classificati con logica. Un suggerimento per sfruttarli al meglio è quello di sceglierli di colori differenti ed etichettarli, per riconoscere già a un primo sguardo ciò a cui si riferiscono.
- Il portapenne: a ogni articolo di cancelleria, il suo posto
Raggruppare la cancelleria consente di avere una scrivania più ordinata e facile da pulire, oltre che evitare inutili dispersioni di tempo ed energie alla ricerca di penne, matite, evidenziatori, graffette.
- Il distruggi documenti: contro la dispersione dei dati sensibili
Efficace sia per il mantenimento dell’ordine che della privacy. Riportando informazioni riservate, i documenti cartacei devono essere frantumati in modo irreversibile per impedire il recupero di numeri, firme e dati sensibili.
- La bacheca: l’organizzazione condivisa in studio
A un ordine fisico deve corrispondere anche un ordine mentale. La bacheca da interni permette l’esposizione di idee e la disposizione di scadenze, utili per una buona pianificazione del lavoro, da condividere con i colleghi. È uno spazio di comunicazione con tutto il team, in cui poter lasciare appunti e memo.
- L’espositore: i materiali informativi raccolti in un unico supporto
Addio brochure sparse in ogni dove, dépliant persi e riviste abbandonate in sale riunioni e mai più ritrovate. A seconda della necessità, si può optare per un espositore su base o mobile se si ha molto materiale da organizzare, da tavolo o a parete nel caso contrario.
- L’agenda: l’ordine personale che si riflette su tutto l’ufficio
Pianificare gli impegni con criterio, calendarizzare le attività, stilare liste delle cose da fare e appuntare i propri spunti: tenere un’agenda a portata di mano e controllarla spesso permette di risultare più organizzati nel day by day. Per lavorare al meglio, ti suggeriamo di prevedere delle pause tra un appuntamento e l’altro e di considerare che call e incontri potrebbero a volte sforare più del previsto, per cui meglio dare del margine a ciascuna riunione.
- L’orologio: un update costante per orientarsi nel tempo
Il fattore tempo scandisce l’intera giornata lavorativa, tra deadline, meeting e impegni personali. Dotare lo studio di un orologio da parete agevola il personale ad orientarsi nel corso delle 8 ore e gestire le proprie attività in specifici archi temporali.
- Lo spray antipolvere: una tecnologia più pulita
L’ordine è associato anche a un’idea di pulizia. Per l’uso di apparecchi elettrici ed elettronici, ci sono dei solventi in grado di eliminare la polvere e i residui dalle superfici. Il loro uso ovviamente necessita di precauzioni, ma è il risultato che conta: una scrivania pulita e confortevole, in cui poter lavorare in totale serenità.
Il metodo per essere organizzati
Gli strumenti funzionano se utilizzati correttamente, i consigli se applicati sempre. La costanza è l’elemento distintivo di un ufficio ben organizzato. Una volta dotati dei giusti mezzi, occorre seguire poche semplici regole che si dimostreranno nel tempo fondamentali per garantire un flusso di lavoro efficace e ottimizzato.
Consulta il nostro articolo sul Lean Management, il metodo di gestione e organizzazione del lavoro per migliorare le prestazioni dell’azienda.
