Come fare smart working efficiente?

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Sono giorni difficili, si devono limitare i contatti personali per il bene comune e il Governo ci chiede esplicitamente di non uscire di casa. Molte aziende si sono organizzate con lo smart working per non fermare il lavoro. Per alcuni una vecchia abitudine, per altri una novità con cui prendere le misure.

E allora ecco cinque consigli per rendere lo smart working efficace.

  • Organizza il tuo Spazio

Ora l’ufficio è casa tua. Da un lato può essere una splendida notizia perché si riducono i tempi necessari a raggiungere la propria azienda e si può lavorare più ‘comodi’ anche nell’abbigliamento. Ma, allo stesso tempo, è fondamentale organizzare una postazione di lavoro che sia efficiente e che faciliti la produttività. Niente divano o tavolo disordinato. E’ importante riprodurre la stessa organizzazione che avevi in ufficio. Computer, fogli, documenti, non lasciare tutto al caos, cerca di sistemare ciò che ti serve in modo funzionale come in ufficio. L’organizzazione dello spazio ti permetterà di avere organizzazione mentale e non verrai condizionato da tutte le fonti di distrazione presenti in casa. Così facendo anche sul tavolo in sala, o su quello della cucina, la produttività resterà intatta. Ecco alcuni prodotti utili all’organizzazione, clicca qui.

  • Organizza il tuo Tempo

Le giornate di lavoro sono normalmente scandite da orari precisi. Non li dimenticare anche se a casa non ci sono badge da scansionare o responsabili a cui rendere conto. Continua a seguire i ritmi abituali, accendi il pc ad inizio turno, concediti il solito tempo per la pausa pranzo, termina il lavoro all’orario consono. Lavorando da casa c’è il rischio di superare notevolmente le ore di attività, senza porre dei limiti che normalmente avresti. Evita di ritrovarti a tarda sera ancora al telefono perdendo la cognizione del tempo. Allo stesso tempo, però, non prolungare eccessivamente la pausa pranzo, concediti dei break per riposare occhi e mente ma non esagerare. Ripaga la tua azienda della fiducia concessa con lo smart working.

  • Organizzati con i tuoi colleghi

La comunicazione tra colleghi è alla base di ogni lavoro, ancor più se normalmente si gestiscono progetti in team. E’ importante cercare piattaforme web che possano favorire la comunicazione a distanza. Esistono varie soluzioni oltre agli ormai celebri Skype e Whatsapp. Si possono valutare alternative come Jitsi Meet – utilizzato anche dalle scuole per le lezioni online – un portale gratuito che permette di collegare più persone creando una ‘stanza virtuale’, registrando la discussione e scandendo gli interventi in base agli utenti connessi per evitare confusione. Per condividere file o organizzare il lavoro di gruppo, poi, è funzionale Trello: una piattaforma gratuita di to do List condivisibili con più utenti in ‘bacheche’ di lavoro che scandiscono ad esempio ciò che è ‘da fare’, ciò che ‘è stato fatto’ e cosa è da ‘far approvare’. Recentemente Trello ha messo a disposizione dei modelli con template organizzativi distinti per argomento, come design, ingegneria, istruzione, marketing, produttività e project management.

  • Armati di Pazienza

Non sempre lavorare tra le mura di casa può essere facile. Spesso si deve fare i conti con continue distrazioni come citofoni, famigliari che chiamano ripetutamente perché “sei a casa, facciamo due chiacchiere”. In altri casi, poi, ci sono figli piccoli che devono essere intrattenuti per poter lavorare con calma e concentrazione. Lo smart working non è tutto rose e fiori, serve organizzazione e soprattutto tanta pazienza. Ma trovando soluzioni e rimedi ai problemi, si potrà godere di tutti gli aspetti positivi del lavoro da casa.

  • Sfrutta l’ambiente famigliare

In alcuni casi lavorare in un ambiente familiare come casa può togliere alcune inibizioni che possono condizionare il tuo rendimento durante il lavoro in ufficio. Se parlare in pubblico ti risulta difficile, perché preferiresti contattare il cliente senza che i tuoi colleghi di scrivania ti ascoltino, ora non è più un problema. Se lo sguardo attento del tuo responsabile ti intimidisce e fatichi ad essere reattivo, ora puoi dimostrare il tuo valore svolgendo il tuo compito con serenità. Sfrutta la tua comfort zone, trova la chiave per spiccare e migliorarti ogni giorno. Chi dovrà valutarti lo farà anche a distanza e potrai dimostrarti sempre efficiente, anche a due passi dal letto.