Il Flex Office, la nuova frontiera dell’ufficio

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La crescente popolarità dell’home office sta promuovendo la crescita dell’ufficio flessibile. Anche se spesso criticato in passato per la depersonalizzazione degli spazi di lavoro, e motivato solo dal risparmio di denaro (attraverso la riduzione dello spazio d’ufficio), l’ufficio flessibile sta ora godendo di un rinnovato appeal. Offrendo spazi amichevoli, favorevoli alle interazioni creative e al benessere sul lavoro, sta aiutando a rimodellare il rapporto tra lavoro e cultura aziendale.

Già molto prima del Covid-19, l’ufficio flessibile stava già attirando l’attenzione. Nel 2018, uno studio di Savills e Workthere riguardante il panorama europeo del flex office ha riportato un aumento significativo della percentuale di richieste di uffici flessibili, rispetto alla domanda immobiliare aziendale globale. Ora ha già raggiunto il 9,9% delle richieste, cioè 3 volte di più rispetto a 3 anni fa, occupando 830.000 m² di uffici in tutta Europa. Sebbene riguardi soprattutto le grandi città come Parigi, Londra e Berlino, anche altre città europee “secondarie” stanno vivendo un entusiasmo significativo per questa nuova modalità di gestione.

Com’è organizzo in pratica un ufficio flessibile?

L’ufficio flessibile può consistere nella condivisione di un ufficio, a seconda dei giorni della settimana, tra due dipendenti che lavorano in coppia. Può anche assumere la forma di uno spazio completamente libero dove nessuna postazione di lavoro è assegnata.

È anche possibile optare per una soluzione che sia una via di mezzo, quindi con spazi aperti senza posti assegnati, ma dedicati a ciascuno dei dipartimenti dell’azienda, permettendo così sia la conservazione dei punti di riferimento che l’interazione costruttiva tra le varie attività.

Formule ibride che combinano spazio di lavoro e aree di relax possono anche essere messe a disposizione dei dipendenti per mantenere una coesione all’interno del team. Infine, altri spazi possono essere progettati per ottimizzare la concentrazione dei team se l’open space indifferenziato diventa troppo complicato da gestire. Questo è il caso di:

“Phone-booth spaces” (stanze dedicate alle chiamate);

“Meeting-box” dove i dipendenti possono fare riunioni con un comfort acustico ottimale;

• “Focus rooms” che permettono un ambiente più privato se i dipendenti hanno bisogno della massima concentrazione.

Questa ridefinizione dello spazio dipenderà sia dalle possibilità di flessibilità di business, sia dagli obiettivi, dalle sensazioni dei vari team in merito alla propria adattabilità a uno spazio di lavoro meno sedentario.

Costi più bassi per le imprese

Per le imprese, il vantaggio principale dell’ufficio flessibile è spesso quello di ridurre i costi associati allo spazio dell’ufficio. Meno uffici designati equivalgono a meno spazio richiesto. Anche se si basa sul nomadismo e sul telelavoro, il flex office fa parte di uno sviluppo a lungo termine. Lo spazio individuale disponibile nelle grandi aziende scenderebbe dai 40 m2 nel 1980 ai più o meno 15 m2 di oggi.

Secondo diversi studi condotti prima dell’arrivo del Covid-19, almeno il 50% degli impiegati ha dichiarato di non aver bisogno di un ufficio personale, a condizione di avere tutte le attrezzature necessarie per poter lavorare in modo efficiente.

L’ufficio flessibile e telelavoro, un binomio inscindibile

Dato che la stragrande maggioranza dei dipendenti (81%) desidera continuare a fare home office da uno a più giorni alla settimana, si pone veramente la questione del mantenimento di una postazione di lavoro personale nei locali dell’azienda.
Perché riservare uno spazio di lavoro personale per tutti se poi rimane vuoto per una parte del tempo?

Il supporto degli impiegati

L’ufficio flessibile è spesso criticato perché causa una depersonalizzazione dello spazio, o addirittura crea ulteriore stress a causa della perdita delle abitudini quotidiane che comporta. Ma la flessibilità permessa dal telelavoro evita di cadere in questa trappola. Cosa c’è di più personale e routinario della propria casa? Non appena sarà possibile lavorarci regolarmente e alternare facilmente il lavoro a distanza con quello di persona, ognuno potrà mantenere le proprie abitudini, coltivare una vera qualità di vita sul lavoro e mantenere la sensazione di avere il controllo del proprio ambiente di lavoro. 

Ad alcuni piace la socializzazione dell’ufficio, ad altri la calma del lavoro a distanza; la maggior parte apprezza la possibilità di passare dall’uno all’altro. La libertà di scegliere il proprio posto di lavoro è senza dubbio un potente fattore di autonomia. Questo conferisce anche un senso di controllo molto forte. E, come sottolinea Gaëtan de Lavilléon, dottore in neuroscienze, il senso di controllo è “associato a una maggiore soddisfazione sul lavoro in generale e, in definitiva, a migliori prestazioni”.

Per ottenere il sostegno di tutti i dipendenti, è quindi essenziale che il flex office non vada contro questo bisogno di controllo. Ecco perché può essere anche saggio coinvolgere i dipendenti nella progettazione degli spazi di lavoro. Questa è, per esempio, la scelta fatta da Airbnb per la sua sede americana di Portland.

Fonte: foto ArchiExpo
Fonte: foto ArchiExpo

Infine, per evitare di alimentare le frustrazioni associate alla perdita di un ufficio individuale, è essenziale che tutti sentano che l’ufficio flessibile offre una nuova opportunità di connessione con gli altri all’interno dell’azienda. Da questo punto di vista, l’ufficio flessibile deve essere visto non solo come uno spazio di lavoro, ma anche come un luogo di convivialità, favorevole alle interazioni creative, e dove tutti hanno piacere di andare e incontrarsi.

Rendere l’ufficio flessibile un centro di collaborazione

Questo è, per esempio, il modello sostenuto da Peugeot. La scorsa primavera, la casa automobilistica francese ha annunciato che la presenza in loco sarebbe stata obbligatoria solo 1,5 giorni a settimana. 40.000 dipendenti in tutto il mondo sono stati impattati. La sfida era quella di rendere ogni incontro di persona un momento ricco e produttivo.
“Come Direttore HR, se ho una riunione di lavoro in presenza fisica dei miei team, chiedo loro di non aprire il loro computer portatile o controllare il telefono. È essenziale che siamo concentrati su questa sessione di creatività, interazione e decisione che dobbiamo fare insieme”, dice Xavier Chéreau, HR Director del Gruppo PSA, a questo proposito. In questo modo, l’ufficio flessibile tende a trasformare gli spazi dell’ufficio in centri di collaborazione, per lo più dedicati alla riunione e alla consultazione piuttosto che alla produzione. Al contrario, il lavoro individuale viene svolto tranquillamente e a distanza, a casa, in un altro luogo o in uno spazio di co-working.

Flessibilità, una nuova cultura aziendale 

L’ufficio flessibile segna così la morte del presenzialismo. L’importante non è più osservare le ore di presenza in ufficio, ma rispettare le scadenze. Ognuno è quindi più libero di organizzarsi come vuole, purché non comprometta il lavoro di squadra e non danneggi la qualità del risultato finale.

Nuovi servizi stanno emergendo per sostenere le aziende in questo cambiamento culturale.
È il caso, per esempio, di Moffi, un’applicazione che permette ad ogni utente di sapere quale spazio di lavoro è libero e quale è occupato. Gli utenti possono anche indicare quotidianamente se hanno intenzione di recarsi nei locali dell’azienda o di telelavorare. Se necessario, è anche possibile geolocalizzare gli spazi di co-working vicini. I manager possono vedere con un clic quante persone stanno telelavorando e quante sono presenti nei locali dell’azienda.

L’ufficio flessibile sta reinventando anche il ruolo dei manager. Essi diventano più che mai le persone capaci di unire i team attorno a un obiettivo comune, fissando orizzonti chiari e scadenze precise, oltre a favorire il legame sociale necessario a mantenere viva la coesione del gruppo e a incoraggiare la fiducia tra i membri.

L’ufficio flessibile in un momento di crisi sanitaria

Infine, l’ufficio flessibile, al di là dei suoi numerosi vantaggi, deve ancora affrontare la sfida della crisi sanitaria. Con un traffico indifferenziato e postazioni di lavoro non assegnate, il mescolamento delle persone avviene quindi in modo massiccio all’interno delle aziende, aumentando ancora di più i rischi di contaminazione. È quindi importante rispettare protocolli rigorosi, tra cui:

• Rispetto rigoroso delle misure preventive e delle distanze sociali;

• Utilizzo di un sistema di prenotazione degli spazi per una giornata o mezza giornata per limitare la mescolanza;

• Uso di attrezzature personali non condivise (tastiera, mouse, computer portatili, cuffie);

• Pulizia dello spazio di lavoro prima e dopo l’uso.

Tutte queste procedure, unite alla graduale familiarizzazione dei dipendenti con questo concetto, garantiranno un futuro brillante per il flex office che ridefinirà l’approccio all’ambiente di lavoro per molto tempo.